如何确保企业税务信息系统安全高效运转

1月12日，《中国税务报·纳税服务专刊》刊发了题为《用智慧手段，给企业税务安全更多保障》的文章，介绍了知名网络安全企业360集团将税务安全理念贯穿企业涉税事项管理全过程的做法。最近一段时间，本报陆续收到一些读者反馈，对360集团如何确保智慧税务系统高效运转很感兴趣，希望能够了解更多信息。带着读者关心的问题，记者再次采访了360集团相关负责人，同时采访了熟悉360集团税务信息系统建设情况的有关专家。 基于实际需求搭建信息系统 实践中，不少企业开展了税务信息化转型升级，建立了财务或税务共享中心、搭建了税务信息系统。但是，当这些具有较高技术含量的智慧税务系统建成后，运转效率参差不齐，有些信息系统难以实现建立之初的目的。 对此，360集团财务负责人张海龙认为，企业开展税务信息化转型升级，首先要明确希望达成的目标和实际需求。以360集团为例，作为一家纳税主体超百家、营业收入超百亿元的综合性集团企业，360集团开展智慧税务系统建设的目标，是确保企业税务管理流程安全。通俗点说，就是追求更高效率、降低人为操作错误，进而达到优化税务管理流程的效果。基于此，360集团综合考虑日常工作频次及工作量、税务专业知识需求度、前端业务系统完善情况等因素，率先搭建了税务管理、关联交易、销项发票、进项发票和个人所得税这五个子系统。 在具体的功能设计上，360集团始终围绕“提高效率、减少人为错误”这一目标。比如，考虑到关联交易对合理性、时效性要求较高的特点，360集团搭建了具有关联交易计算、关联交易申报、付款工作台、开票工作台和关联交易查询五项功能的关联交易子系统，涵盖关联交易全过程，既能提高关联交易业务流程效率，也有利于对关联交易实施统一管理。再如，360集团在建设每个子系统时都很注重数据对接问题，针对不同税种管理要求，贯彻从交易源头出发，实现从业务交易数据到税务申报数据的全链路标记，以及交易主体、开票商品、入账科目的多维度标记。 “企业可以从规模和业务架构、具体业务流程、税种管理等方面开展信息化需求分析，而不是为了建系统而建系统。”中瑞税务师事务所集团有限公司副总裁孔令文举例说，如果是集团型企业，需要对集团内各属地、各板块涉及的税务事项开展一揽子的信息化需求分析。对于单体大型企业，要分析产、供、销、投、研等多个业务环节的需求，对于单体中小型企业则重点分析资金管理、发票管理、成本费用管理等关键要素。 孔令文建议企业，在对具体业务流程开展税务信息化需求分析时，全面梳理从筹备设立、建设准备，到投产运营、后续退出各环节各项业务涉及的税种、税目、税率、纳税义务发生时间、纳税地点、税收优惠等要素，从而使税务信息系统有机会达到可落地、可使用的基本要求。对税种管理的需求分析，主要是明确拟建立的信息系统中应涵盖哪些税种，并按照现行有效的税收法律法规对各税种纳税申报的具体流程、申报取数逻辑、报表设计、申报期限、纳税复核等做出详细的前置需求分析。 明晰运行规则注重数据安全 360集团税务负责人赵淳介绍，为增强企业智慧税务系统运行的有效性和安全性，360集团制定了相对严格的流程规则和制度。 在系统运行规则方面，对不同税种、不同业务线主体、不同核算组别实施差异化流程管控，以保障申报数据的规范、透明、规避风险，对不同业务类型的关联交易设置不同审批方案、配置不同入账规则、应用不同计算逻辑，以保障对各类场景关联交易的合规管控。同时，360集团面向集团员工制订数据、服务器、访问、开发、病毒分析等各项安全管理制度，组织各类安全特训营并制订月度考试计划，确保企业相关信息资产得到充分保护。 在保障数据安全方面，通过分类和标记方式确定敏感数据和重要数据的保护级别，并对信息系统中的重要信息采用“加盐加密”等方式进行加密，建立系统备份和恢复计划以防止数据丢失和系统故障。同时，对数据范围进行角色权限控制，数据权限管理细化到纳税主体维度，进而实现数据的合规可见、责任到人。对于已申报数据设置了锁定功能，确保数据透明、唯一、可追溯、防篡改。 “在企业智慧税务系统安全运行方面，我们也下足功夫。”360集团管理信息化负责人吴超群告诉记者，360集团在智慧税务系统中建立了防火墙、入侵检测系统等多层防御体系，并定期对系统进行安全评估、漏洞扫描，及时发现和修复潜在的安全风险，保护系统免受外部攻击。同时，对系统实施访问控制策略，从代码、服务器资源、数据库等方面进行权限控制，只有授权人员才能访问系统资源。 税务团队全程参与系统建设 提到“补漏洞”，大多数人首先想到的是系统漏洞。孔令文提醒，从企业税务信息系统实操层面来看，这里的漏洞还包括系统功能与税务要素不匹配、与税收政策不匹配等漏洞。企业需要在实际运行税务信息系统的过程中梳理此类漏洞，及时试错、及时修正。同时，企业还要注重结合最新税收优惠政策和征管要求持续更新优化税务信息系统，确保系统功能与征管实际同步。 孔令文提醒，企业技术团队对税收政策的理解，影响着企业税务信息系统功能搭建的有效性。比如，技术团队较难理解视同销售、税会差异、时间性差异等税务管理特殊口径，可能导致企业无法通过税务信息化方式完成相关业务的判定、审核等流程，信息系统的业务链断裂可能使得运用系统操作的效率反而更低，进而出现信息系统被闲置的尴尬局面。再如，技术团队对于增值税小规模纳税人和企业所得税小型微利企业、增值税加计抵减和企业所得税加计扣除等相似税收概念的混淆，很可能造成系统性错误，给企业带来税务风险。 对此，孔令文建议企业税务团队，尽可能全流程参与税务信息系统的搭建工作，在系统搭建阶段、实际运行阶段加强与技术团队的沟通交流，解决需求分析团队与系统搭建团队之间的信息不对称问题，进而保证企业税务信息系统功能实用、安全可靠、运行有效。以360集团为例，企业虽然将智慧税务系统的业务梳理和系统开发工作交由第三方处理，但是集团税务团队参与了企业智慧税务系统搭建全过程，目前系统的运维工作也由360集团人员负责。“这样操作的好处是，企业可以定期对系统流程进行审查和更新，及时发现和修正风险漏洞和运行规则漏洞，更好地适应业务调整需求和税收法律法规变化。”赵淳说。