应用技术手段，给税务合规管理加把“锁”

“HALO，请基于市场需求预测华南区域旗下酒店四季度住客营销情况。”在今年9月的第22届中国—东盟博览会上，北海石基信息技术有限公司（以下简称北海石基信息）工作人员发出指令后，智能AI引擎HALO就将一份详尽的预测方案跃然“屏”上。这款北海石基信息自主研发的AI智能引擎HALO一经亮相，就吸引了不少观展者的关注。 北海石基信息主要为酒店、餐饮、零售以及休闲娱乐业提供软硬件一体化的技术解决方案，目前在国内五星级酒店的市场占有率达78%，公司年产值由成立之初的500万元上升至4亿元，连续10年获评A级纳税人。这样一家“钻研技术”的企业，是如何用技术赋能日常财税管理的？带着这一问题，记者采访了北海石基信息有关负责人。 自动核算分摊进项税额 为准确分摊增值税进项税额、合规享受即征即退优惠，北海石基信息根据企业实际情况制定《进项税额分摊表》，清晰记录总销售额、销售细项、参与分摊的进项税额合计、进项税额来源等内容，并依托财务协同系统自动归集票据信息，实现从采集到申报的全周期数字化管理。 作为一家从事计算机软件开发、销售及相关的系统集成、技术服务的企业，北海石基信息连续14年获评国家重点软件企业，可享受软件企业增值税即征即退政策——增值税一般纳税人销售其自行开发生产的软件产品，按现行税率征收增值税后，增值税实际税负超过3%的部分可以申请退还。“这项优惠有效减轻了我们的资金压力，让我们有更充足的现金投入技术研发当中。”北海石基信息财务负责人柳志红说。 国家税务总局北海市税务局货物和劳务税科科长陈荣胜分析，对于享受增值税即征即退优惠的软件企业来说，精准、规范、高效地核算增值税进项税额是其合规享受优惠的关键之一。通常情况下，软件企业的进项税额主要来源于人力资源、硬件采购、日常运营等事项，这些支出往往既用于一般计税项目，也用于即征即退项目。 实务中，享受即征即退优惠的企业，会先按照应纳税额总额申报，再对实际税负超过3%的部分申请退税。在这种情况下，即使企业的增值税进项税额填错项目，短期内也不会影响税款总额。因此，部分软件企业忽视了准确区分进项税额的重要性，直接将所有进项税额计入一般计税项目。 陈荣胜提醒，享受即征即退优惠的企业，如果没有按照规定分别核算一般计税项目和即征即退项目，没有按照合理的比例分摊进项税额，可能会导致退税基数不准确，引发少缴税款的税务风险。此时，企业不但需要补缴税款、滞纳金甚至缴纳罚款，而且会影响其纳税信用级别，进而影响企业招投标、银行贷款和品牌声誉。 为了准确分摊增值税进项税额、合规享受即征即退优惠，北海石基信息主动优化企业内部管理举措，提高进项税额管理的精细程度。一方面，北海石基信息根据企业实际情况制定《进项税额分摊表》，清晰记录总销售额、销售细项、参与分摊的进项税额合计、进项税额来源等内容，每一笔进项税额都登记在册，将分摊情况列得明明白白。另一方面，北海石基信息依托财务协同系统，自动归集票据信息，内置逻辑校验和分摊计算功能，实现从采集到申报的全周期数字化管理。 在此基础上，北海石基信息建立了会计人员和财务经理“双重审核”机制，对所有进项票据和分摊结果实施交叉复核。“通过系统化推进进项税额管理，我们的进项税额核算更加清晰、透明，每张发票的归属和分摊情况都实时可查，确保优惠应享尽享、税款应缴尽缴。”柳志红说。 7×24小时不间断扫描风险 北海石基信息上线的石基云协同事务处理系统，贯穿了业务全流程、全过程，数据在系统间无缝流转，前端的业务合同、订单信息与后端的财务核算、资金收支打通，形成闭环。同时，系统内置了智能风控模块，对发票报销、业务系统和财务系统数据的勾稽关系、账龄等关键指标，进行7×24小时不间断扫描并发出实时预警。 在日常财税管理中，如何将业务数据与财税数据深度融合，是北海石基信息近年来开展的一项重要探索。目前，北海石基信息上线了自主研发的石基云协同事务处理系统，很大程度上实现了自动化合规。 柳志红向记者演示，当销售人员在前端客户关系管理系统上传合同和订单信息后，仅需几秒钟，云协同事务处理系统便可以自动推送开票信息，方便财务人员及时开票，并将电子发票自动推送给客户，同时生成应收账款记录，触发动态风险监控以评估账龄和催收提示。 目前，石基云协同事务处理系统贯穿了业务全流程、全过程，数据在系统间无缝流转，前端的业务合同、订单信息与后端的财务核算、资金收支打通，形成闭环。对于每一笔业务，从合同签订到收入确认，从采购执行到应付入账，都能在系统中实时对应、查询溯源、全程留痕，有效确保了业务流、发票流、资金流、支付流“四流合一”的透明与准确。 柳志红介绍，在业务端，平台将财务规则嵌入业务操作现场。每一笔销售或采购发生的瞬间，系统即自动同步生成合规的财务数据与税务信息，给每笔业务打上了独特的“财务身份证”，从源头上确保了数据的准确性与合规性。在财务端，平台将财务人员从记账核算中解放出来。凭借业务端实时回传的标准化数据，凭证生成、对账、报税等流程高度自动化。财务角色从事后记账的“记录员”，转变为基于实时数据监控预算、分析业务健康度并提供前瞻性决策支持的“控制员”与“分析师”。 不仅如此，石基云协同事务处理系统内置了智能风控模块，对发票报销、业务系统和财务系统数据的勾稽关系、账龄等关键指标，进行7×24小时不间断扫描，并发出红、橙、蓝、绿四色实时预警。此前，系统在对应收账款进行常态化扫描时，识别出数笔因客户方流程延迟导致的超期未回款。系统依据预设规则，自动将账龄在3个月以内的款项标记为绿色、3个月—6个月的标记为蓝色、6个月—12个月的标记为橙色、1年以上的标记为红色。 针对标记为橙色和红色的高风险款项，系统触发预警机制，并自动生成催收任务清单，通过邮件每周定向推送至对应业务部门。业务部门据此启动专项催收程序，及时与客户沟通协调，有效加速了资金回笼，规避了因坏账风险可能引发的后续税务处理难题，确保了企业收入的准确确认和税款的准确核算。 将财税合规要求融入产品设计 要想打破国外客户的信任壁垒，就要具备将合规能力深度融入产品设计的能力。为此，北海石基信息的技术人员、业务人员和财税人员共同努力，在软件产品设计环节就关注各国的合规要求。 2019年，北海石基信息以泰国曼谷上海大厦酒店为起点，将其自主研发的“康桥云”酒店管理系统推向东南亚市场。如今，北海石基信息已经为菲律宾、柬埔寨、马来西亚等多个国家的20余家高端酒店提供服务。 北海石基信息业务部经理罗毅告诉记者，在开拓国际市场的过程中，要解决的首要问题，就是如何快速获得客户的信任。很多国外客户在接触非本国软件时，都会担心此类软件的功能和设计，能否满足其所在国家的税务合规要求。“要想打破国外客户的信任壁垒，就要具备将合规能力深度融入产品设计的能力。”罗毅说。 为此，北海石基信息技术人员、业务人员和财税人员共同努力，在软件产品设计环节就关注各国的合规要求。柳志红举例说，2024年，北海石基信息拓展马来西亚市场时，正值该国启动电子发票改革。根据马来西亚相关要求，货物和劳务税申报必须依托本地系统，数据要严格遵循该国个人数据保护法要求，如果出现错报将面临高额罚款。 那么，北海石基信息开发的软件，如何能在不改变底层架构的前提下，适配马来西亚的税务、财务和数据等法规要求呢？对此，北海石基信息从三方面入手加以解决。一方面，北海石基信息财税团队向位于北京的集团总部寻求帮助，协调熟悉国际税法的团队，借助国内法务、财务专家的力量，形成了一份马来西亚税务与数据合规要点指引报告，明确各项合规要求。另一方面，北海石基信息技术团队将马来西亚官方发布的电子发票特定格式、不同商品服务适用的货物和劳务税税率计算逻辑、数据存储的加密规范等硬性要求，按照马来西亚税务部门要求的接口标准，接入其酒店管理软件相关系统的底层架构中。同时，在系统开发完成后，北海石基信息交付团队帮助客户整理合规性说明和技术文档，协助客户完成税务官方备案，为项目扫清最后的障碍。 2024年，马来西亚吉隆坡辉煌酒店与北海石基信息签约，成为当地首家上线“康桥云”酒店管理系统的酒店。一年多的时间里，已经有8家马来西亚的酒店上线北海石基信息研发的系统。北海石基信息负责人表示，未来，企业将继续坚持“让商业更有效率”这一发展理念，将财税合规贯穿企业管理全流程，更好地为全球的酒店业用户提供数据服务和其他数据赋能的解决方案。